Das Wort „Digitalisierung“ ist in aller Munde, selbsterklärend oder gut greifbar ist es aber nicht unbedingt. Wir verstehen im Kontext von Geschäftsprozessen hierunter die Nutzung der Möglichkeiten moderner IT zur Ablösung älterer Austausch-, Kommunikations-, Planungs- oder Steuerungsmethoden.

Digitalisierung ist dabei nicht unbedingt gleichbedeutend mit dem ganz großen Wurf, der ein Unternehmen auf einen Schlag revolutioniert und bewährte Prozesse vollständig ersetzt. Vielmehr kann bereits die Modernisierung eines kleinen Teils der Prozesskette große Effizienzsteigerungen bewirken.
So existieren auch in Unternehmen, die selbstverständlich eine softwaregestützte Buchhaltung führen und per E-Mail kommunizieren, etablierte Prozesse, die nicht mehr zeitgemäß sind. 

Komplexe Planungen werden ebenso in Excel vorgenommen wie immer noch Faxe mit computergenerierten Tabellen versendet werden, deren Informationen empfängerseitig dann wieder manuell weiterverarbeitet werden müssen.

Die Databay AG unterstützt Sie dabei, solche Prozesse durch Webtools oder Apps zu digitalisieren. Unser Vorgehen ist gerade bei kleineren Projekt durch pragmatische Lösungen gekennzeichnet. Bis zu einer gewissen Projektgrößenordnung bevorzugen wir es dabei, alle Energie in die Entwicklung der Software zu investieren und keine wertvollen Ressourcen durch langwierige Konzepte, Projektpläne und Dokumentationen zu binden.
 So erhalten unsere Kunden maximalen Nutzen bei minimalen Kosten. Selbstverständlich adaptieren wir unser Arbeitsweise für große Projekte sinnvoll.


Quellcode statt Konzeptpapier

Agile Softwareentwicklung

Digitalisierung ohne Überforderung

Kommunizieren vor Protokollieren


Unser Vorgehen


Digitalisierung in der Praxis - ein internes Beispiel der Databay AG

Bereits seit unserer Gründung ist das Hosting von Content-Management-Systemen, des LMS ILIAS und weiterer Webanwendungen ein wichtiger Geschäftsbereich der Databay AG.

Eine wichtige Stellgröße in der Preisgestaltung unserer Hosting-Angebote ist hierbei der bereitgestellte Speicherplatz. Dieser wird jedoch nicht hart limitiert, sondern kann durch unsere Kunden überschritten werden. Sobald wir eine Überschreitung des Speicherplatzes wahrnehmen, geben wir unseren Kunden Zeit, nicht benötigte Inhalte zu löschen oder bieten alternativ eine Erhöhung des Speicherplatzes an.

Historisch gewachsen ist dabei die Arbeitsweise, regelmäßig die Belegung auf unseren anfangs wenigen Servern zu kontrollieren und die Kunden entsprechend zu informieren. Dies haben wir dann auch lange Jahre so beibehalten, bis mit steigender Anzahl gehosteter Installationen und entsprechend wachsender Serverlandschaft der Aufwand stetig größer wurde und eine Automatisierung sinnvoll schien.

Zunächst bestand der größte Schmerz darin, dass unsere Systemadministratoren durch die regelmäßig vom Kundenservice angeforderte Beschaffung der Belegungsübersichten wertvolle Arbeitszeit hierauf verwendeten. Entsprechend entwickelten sie im ersten Schritt ein Script, das die gesamte Speicherplatzbelegungen aller Installationen auf unserer inzwischen sehr großen Serverlandschaft sammelte und in einer einzigen Webansicht für die Buchhaltung direkt einsehbar darstellte.

Hierdurch entfiel die regelmäßig wiederkehrende Tätigkeit der Systemadministratoren bereits komplett, so dass der größte Schmerz des Unternehmens bereits geheilt war.

Nach wenigen Monaten Arbeit wurde die Webseite auf Wunsch der Buchhaltung dahingehend erweitert, dass je Installation der aktuell gebuchte Speicherplatz eingegeben werden kann und dieser Wert automatisch mit dem tatsächlich genutzten Speicherplatz abgeglichen wird. Seither wurden Installationen mit Speicherplatzüüberbelegung in der Webansicht direkt markiert und waren bei der Kontrolle durch die Buchhaltung auf einen Blick erfassbar.

In einem letzten Schritt wurde der Buchhaltung dann noch die Aufgabe der regelmäßigen Kontrolle abgenommen. Nun wird monatlich automatisiert eine Mail an die Buchhaltung  gesendet, die über Installationen informiert, welche den gebuchten Speicherplatz überschritten haben.

Wir sind uns wohl darüber bewusst, dass unser hier vorgestelltes Beispiel weder nobelpreisverdächtig ist noch eine große technische Herausforderung darstellt. Aber wir haben ein konkretes Problem aus der Praxis charmant gelöst. Durch die inkrementelle und praxiserprobte Entwicklung wurde jeweils der größte Schmerz zuerst behoben und der Umsetzungsaufwand gering gehalten. 

Aufwand: 3h
Monatliche Zeitersparnis: 1h
Geschäftsprozess: Erfolgreich digitalisiert

 

 


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