Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Unter Digitalisierung ist nicht immer zwangsläufig der ganz große Wurf zu verstehen, mit dem ein Unternehmen auf einen Schlag revolutioniert wird und bewährte Prozesse vollständig ersetzt. Vielmehr kann bereits die Modernisierung eines kleinen Teils der Prozesskette große Effizienzsteigerungen bewirken.
So existieren auch in Unternehmen, die selbstverständlich eine softwaregestützte Buchhaltung führen und per E-Mail kommunizieren, etablierte Prozesse, die nicht mehr zeitgemäß sind. 

Komplexe Planungen werden ebenso in Excel vorgenommen wie immer noch Faxe mit computergenerierten Tabellen versendet werden, deren Informationen empfängerseitig dann wieder manuell weiterverarbeitet werden müssen.

Die Databay AG unterstützt Sie dabei, solche Prozesse durch Webtools oder Apps zu digitalisieren. Unser Vorgehen ist gerade bei kleineren Projekt durch pragmatische Lösungen gekennzeichnet. Bis zu einer gewissen Projektgrößenordnung bevorzugen wir es dabei, alle Energie in die Entwicklung der Software zu investieren und keine wertvollen Ressourcen durch langwierige Konzepte, Projektpläne und Dokumentationen zu binden. So erhalten unsere Kunden maximalen Nutzen bei minimalen Kosten. Selbstverständlich adaptieren wir unser Arbeitsweise für große Projekte sinnvoll. 

Die Anwendungsbereiche sind dabei praktisch unbegrenzt: Wenn Geschäftsprozesse in irgendeiner Form mit der Bereitstellung und Bearbeitung von Daten verbunden sind, so lassen sich diese auch entsprechend modellieren. Wenn Sie also noch Excel-Listen pflegen, manuell durch Ihr Unternehmen schicken, händische Vergleiche vornehmen, so können wir Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung anbieten, die den Verwaltungsaufwand minimiert und insbesondere dezentralisiert. Je nach zugeordneter Rolle, lassen sich Schreibrechte definieren, so dass die Organisationsstruktur des Unternehmens in der Anwendung abgebildet werden kann.

Ein Auszug denkbarer Anwendungsfälle:

• Personalverwaltung
• Personaleinsatzplanung
• Dienstpläne
• Veranstaltungsdatenbanken
• Lagerverwaltung
• Ausbildungsplanung
• Raumplanung
• prinzipiell überall da, wo Ressourcen und Informationen abrufbar und planbar sein müssen, unabhängig von der Komplexität

Bei der Programmierung unserer Datenbank-Lösungen setzen wir konsequent auf die Nutzung des Internets. Wir trennen die Programmierung der Datenbank vollständig von ihrer Nutzung, indem wir die Möglichkeiten verschiedener Frameworks wie Symfony oder des von uns selbst entwickelten FastFW ausnutzen.
Hierbei achten wir stets auf eine benutzerfreundliche Oberfläche, die so einfach zu bedienen ist wie eine normale Webseite.

Eine künftige Weiterentwicklung oder Änderung der Anwendung ist dabei nicht  zwingend an die Databay gekoppelt. Alle Anwendungen werden im offenen Quellcode ausgeliefert und können somit von anderen Dienstleistern bearbeitet werden.
Ein Angebot, das wir aus Überzeugung von der Qualität unserer Arbeit gerne machen!

Bereits seit unserer Gründung ist das Hosting von Content-Management-Systemen, des LMS ILIAS und weiterer Webanwendungen ein wichtiger Geschäftsbereich der Databay AG.

Eine wichtige Stellgröße in der Preisgestaltung unserer Hosting-Angebote ist hierbei der bereitgestellte Speicherplatz. Dieser wird jedoch nicht hart limitiert, sondern kann durch unsere Kunden überschritten werden. Sobald wir eine Überschreitung des Speicherplatzes wahrnehmen, geben wir unseren Kunden Zeit, nicht benötigte Inhalte zu löschen oder bieten alternativ eine Erhöhung des Speicherplatzes an.

Historisch gewachsen ist dabei die Arbeitsweise, regelmäßig die Belegung auf unseren anfangs wenigen Servern zu kontrollieren und die Kunden entsprechend zu informieren. Dies haben wir dann auch lange Jahre so beibehalten, bis mit steigender Anzahl gehosteter Installationen und entsprechend wachsender Serverlandschaft der Aufwand stetig größer wurde und eine Automatisierung sinnvoll schien.

Zunächst bestand der größte "Schmerz" darin, dass unsere Systemadministratoren durch die regelmäßig vom Kundenservice angeforderte Beschaffung der Belegungsübersichten wertvolle Arbeitszeit hierauf verwendeten. Entsprechend entwickelten sie im ersten Schritt ein Script, das die gesamte Speicherplatzbelegungen aller Installationen innerhalb unserer inzwischen sehr großen Serverlandschaft sammelte und in einer einzigen Webansicht für die Buchhaltung direkt einsehbar darstellte.

Hierdurch entfiel die regelmäßig wiederkehrende manuelle Durchsicht aller Server durch Systemadministratoren bereits komplett, so dass unser größter "Schmerz" bereits behoben war.

Nach wenigen Monaten Arbeit wurde die Webseite auf Wunsch der Buchhaltung dahingehend erweitert, dass je Installation der aktuell gebuchte Speicherplatz eingegeben werden kann und dieser Wert automatisch mit dem tatsächlich genutzten Speicherplatz abgeglichen wird. Seither wurden Installationen mit Speicherplatzüüberbelegung in der Webansicht direkt markiert und waren bei der Kontrolle durch die Buchhaltung auf einen Blick erfassbar.

In einem letzten Schritt wurde der Buchhaltung dann noch die Aufgabe der regelmäßigen Kontrolle abgenommen. Nun wird monatlich automatisiert eine Mail an die Buchhaltung  gesendet, die über Installationen informiert, welche den gebuchten Speicherplatz überschritten haben.

Wir sind uns wohl darüber bewusst, dass unser hier vorgestelltes Beispiel weder nobelpreisverdächtig ist noch eine große technische Herausforderung darstellt. Aber wir haben ein konkretes Problem aus der Praxis charmant gelöst. Durch die inkrementelle und praxiserprobte Entwicklung wurde jeweils der größte Schmerz zuerst behoben und der Umsetzungsaufwand gering gehalten.